Pengertian Administrasi

PENGERTIAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

Diajukan untuk mengikuti mata kuliah Pengantar Ilmu Administrasi Negara

Dosen : Yanto Heryanto, S.Sos., M.Si

Disusun Oleh :

Nina Diana (117090002)

Kelas:  1 A

PRODI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SWADAYA GUNUNG JATI

CIREBON

2018

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Istilah administrasibdi dalam masyarakat Indonesia bukan lagi merupakan istilah baru, dikenal sejak zaman Hindia Belanda sampai sekarang ini. Masyarakat mengenal “administrasi”, karena banyak anggota masyarakatan melakukan hubungan kerjasama dengan kantor-kantor pemerintah.

Administrasi adalah sebuah istilah yang bersifat generik, yang mencakup semua bidang kehidupan, karena itu banyak sekali definisi mengenai administrasi yang secara umum dapat dibagi dalam dua kategori.Pertama, definisi yang melihat administrasi Negara hanya dalam lingkungan lembaga eksekutif saja. Dan kedua, define yang melihat semua cabang pemerintahan dan hal-hal yang berkaitan dengan publik.

Sehubungan dengan makin dikenalnya istilah administrasi oleh masyarakat Indonesia, timbulah masalah-masalah baru, apakah istilah tersebut sudah memberikan pengertian yang tepat? Atau dengan kata lain apakah istilah administrasi sudah mempunyai/ada pengertian yang sama diantara para ahli?

Dengan demikian kita sudah mendapat gambaran bahwa administrasi tidaklah hanya sekedar pekerjaan surat menyurat, tulis menulis, melainkan segenap kegiatan atau pengaturan yang dilakukan untuk menata dan menjalin kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan.

BAB II

Pengertian Administrasi

1.      Definisi Administrasi

Pengertian administrasi ada beberapa pendapat, yaitu antara lain:

a.       Menurut Dr. Sondang, P. Siagian dalam bukunya “Filsafat Administrasi”. Administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

b.      Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “Kedudukan dan Perincian Ilmu Administrasi”. Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Definisi ini diperbaharui menjadi : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhdap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha kerjasama dari sekelompok orang.

Ciri-ciri Administrasi digolongkan atas :

a.       Adanya kelompok manusia (dua orang manusia atau lebih)

b.      Adanya kerjasama dari kelompok tersebut

c.       Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan

d.      Adanya kegiatan/proses/usaha

e.       Adanya tujuan

2.      Administrasi Dalam Arti Sempit dan Arti Luas

Yaitu yang berasal dari kata “Administratie” (bahasa Belanda) yang meliputi kegiatan mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Clarical Work) jadi tata usaha adalah bagian kecil kegiatan daripada administrasi yang akan dipelajari.

Sedangkan Administrasi arti luas yaitu sistem atau aturan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan.

3.      Administrasi Sebagai Ilmu dan Seni

Sebagai bukti bahwa administrasi sebagai ilmu adalah sebagai berikut:

a.       Penelaah administrasi adalah suatu ilmu, karena administrasi dapat dikaji secara ilmiah, dimana administrasi memiliki 8 unsur dan sangat bermanfaat bagi orang-orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan.

b.      Pengetahuan pada dasarmya adalah suatu yang diketahui.

c.       Pokok persoalan tidak cukup memadai untuk menjelaskan bahwa pengetahuan itu sebagai ilmu, maka perlu adanya sesuatu hal atau segi lain yang kita namakan titik pusat perhatian.

d.      Dengan demikian maka pengetahuan dapat dikatakan suatu ilmu apabila mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1.      Empiris

Prof. B. Simpon berpendapat bahwa ilmu adalah merupakan sebuah organisasai dari orang-orang atau sarjan yang mencari kebenaran dan sebab.

2.      Sistematis

Berarti bahwa berbagai keterangan dan data yang tersusun sebagai kumpulan pengetahuan yang mempunyai hubungan ketergantungan yang terkait oleh azas tata tertib tertentu diantara bagian-bagiannya.

3.      Obyektif

Kumpulan ilmu yang harus sesuai dengan obyeknya yang tidak boleh dipengaruhi oleh keinginan si penelaahnya.

4.      Analitis

Pengethuan ilmu itu berusaha membeda-bedakan pokok persoalannya ke dalam bagian-bagian yang terperinci untuk memenuhi pembagian sifat.

5.      Dapat diperiksa Kebenarannya

Ciri terakhir dari ilmu ini dapat kita ikuti pendapat George Simpson yang menyatakan bahwa : ilmu adalah pengetahuan yang telah diperiksa kebenarannya, yaitu pengetahuan yang dapat dipelajari dan diajarkan dan disampaikan kepada orang lain.

4.      Administrasi dan Manajement

Dalam perdebatan tersebut ada 3 (tiga) kelompok :

1.      Yang berpendapat bahwa administrasi lebih luas daripada Manajement merupakan bagian dan bahkan menjadi ciri administrasi.

2.      Yang berpendapat bahwa Manajement lebih luas dari administrasi. Sesungguhnya arti ini dapat dibenarkan, hanya apabila administrasi diartikan secara sempit yang hanya mencakup kegiatan seperti ketatausahaan, korespondensi, kearsipan dan sejenisnya.

3.      Administrasi dan manajement merupakan sinonim dank arena itu penggunaannya dapat silih berganti tanpa kehilangan maknanya.

5.      Pokok-Pokok Pikiran Dalam Administrasi

Pokok-pokok pikiran dalam administrasi, tentunya kita kembali kepada kesimpulan pengertian administrasi sebagai kegiatan penataan untuk mencapai tujuan yang diinginkan atau ditentukan sebelumnya.

Sehingga dengan kesimpulan pengertian administrasi, diperoleh kiranya ditarik beberapa pokok pikiran yang terkandung dalam batasan pengertian administrasi, yaitu antara lain :

1.      Administrasi merupakan “Kegiatan Penataan”

Rangkaian kegiatan penataan ini merupakan suatu cirri yang membedakan kegiatan administrasi dengan kegiatan lainnya yang juga dilakukan sekelompok orang atau dapat dikatakan bahwa rangkaian kegiatan penataan ini terdiri dari beberapa kegiatan penataan. Wujud kegiatan penataan ini yaitu berupa:

-       Merencanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dikerjakan

-       Menyusun dan membagi-bagi pekerjaan

-       Menyaipkan dan menyelaraskan kegiatan kegiatan secara harmonis dan mengendalkan

-       Menetapkan hubungan kerjasama hierarchis.

2.      Kegiatan penataan itu dilakukan oleh “Kelompok Orang”

Yang dimaksud dengan kelompok orang dalam administrasi ialah kumpulan orang-orang yang batas jumlahnya paling sedikit 2 orang, paling banyak tidak terbatas. Proses administrasi baru terjadi kalau yang melaksanakan kelompok orang. Jadi kalau ada 2 orang manusia atau lebih bersepakat bekerjasama dalam suatu ikatan formal untuk mencapai suatu tujuan bersama, maka disini sudah timbul administrasi

3.      Administrasi merupakan “Usaha Kerjasama” dari kelompok

Yang dimaksud usaha kerjasama diantara sekelompok orang dalam administrasi ialah suatu usaha yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Kerjasama diantara kelompok orang tersebut dalam rangka mencapai tujuan bersama, adakalanya  bersifat sukarela dan ada kalanya dipaksakan atau antagonistis.

4.      Usaha Kerjasama itu “Mempunyai tujuan yang ingin dicapai”

Yang dimaksud dengan tujuan  dalam administrasi adalah kebutuhan, baik jasmani maupun rohani yang diperjuangkan dengan perbuatan-perbuatan nyata agar dapat dipenuhi kebutuhan rohani antara lain, misalnya pemberian jasa, pendidikan, dsb.

BAB III

Unsur dan FaktorAdministrasi

A.    Unsur-Unsur Administrasi

Bahwasannya unsur-unsur administrasi itu berbeda dengan faktor dalam hubungannya dengan administrasi. Oleh karena itu kalau mengatakan faktor administrasi adalah lebih luas daripada unsur-unsur administrasi, karena sekumpulan faktor-faktor itu merupakan penyebab timbulnya suatu hal lain yang merupakan kebulatan. Adapun unsur adalah bagian dari sesuatu kebulatan.Tidak adanya unsur bukan berarti sesuatu kejadian atau sesuatu akibat itu tidak ada.Akibat atau kejadian itu ada tapi kurang sempurna. Administrasi mengandung empat pokok pikiran, yaitu:

1)      Sekelompok orang

2)      Usaha Kerjasama

3)      Proses penataan atau penyelenggaraan, dan

4)      Tujuan tertentu

Adapun mengenai unsur-unsur administrasi yang merupakan konsepsi Badan Pembinaan Administrasi (BPA) terdiri dari 8 (delapan) unsur, yaitu:

1.      Organisasi

2.      Management

3.      Komunikasi

4.      Kepegawaian

5.      Keuangan

6.      Perbekalan

7.      Tata Usaha

8.      Perwakilan atau Hubungan Masyarakat

Ad. 1. Organisasi

Organisasi sebagai salah satu unsur administrasi yang menunjukan adanya  suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian kerja dari usaha kerjasama. Memang lebih tepat disebut pengorganisasian (organizing).

Pengorganisasian ini adalah rangkaian kegiatan atau aktivitas yang meliputi:

·         Penyusunan bentuk daripada usaha kerjasama

·         Menggolong-golongkan tindakan yang harus dijalankan dalam bentuk kesatuan-kesatuan kerjasama tertentu

·         Menentukan tugas pekerjaan orang-orang yang tergabung dalam usaha kerjasam tersebut

Ad. 2. Management

Unsur kedua administrasi ini mempunyai pengertian sebagai aktivitas menggerakan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh sekelompok orang yang bekerjasam untuk mencapai tujuan tertentu.

Aktivitas semacam ini sama dengan kegiatan usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan dengan perincian tugas memimpin, yaitu antara lain:

·         Kegiatan perencanaan

·         Membuat keputusan terhadap masalah-masalah yang timbul

·         Memmbimbing dan mengkoordinasikan satuan pekerjaan dan pelaksanaan kerja

·         Mengandalkan pelaksanaan kerjasama yang dilakukan dan menyempurnakan baik organisasi maupun tata kerja

Ad. 3. Komunikasi

Komunikasi menurut Charles E. Redfield diartikan sebagai suatu proses penyampaian berita dari sumber berita ke suatu tujuan tertentu. Maka komunikasi itu ialah “Suatu proses penyampaian berita dari sumber  berita ke penerima”. Jadi komunikasi administrasi adalah suatu kegiatan yang memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut:

·         Ada berita atau warta (ide, pemikiran, informasi)

·         Ada sumber berita

·         Terjadi dalam setiap tata usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan

Ad. 4. Kepegawaian

Unsur ini merupakan suatu kegiatan yang mengurus tenaga kerja manusia, dengan perincian kegiatan meliputi:

·         Sejak mulai penerimaan, penempatan

·         Pembimbing, peningkatan sampai dengan pemberhentian

Ad. 5. Keuangan

Keuangan merupakan unsur yang dapat membantu tercapainya sesuatu tujuan., karena tanpa uang hamper dikatakan tidak dapat tercapainya suatu tujuan yang tentu.

Ad. 6. Perbekalan

Perbekalan/peralatan/logistic adalah merupakan kagiatan yang mengurus tentang barang-barang pembekalan yang dapat membantu terlaksananya sesuatu kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

Ad. 7. Tata Usaha

Unsur ini bersasaran pada bahan-bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.Yang dimaksud keterangan disini adalah pengetahuan tentang suatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pengamatan. Pengertian tata usaha ini ada kalanya dinamakan pekerjaan kertas (paper work) atau ada juga yang mengatakan dengan pekerjaan kantor (office work atau clerical work).

Ad. 8. Perwakilan atau Hubungan Masyarakat

Merupakan suatu aktivitas yang berusaha untuk menjaga hubungan baik diantara organisasi. Karena hakekatnya suatu organisasi itupun seperti manusia hidup, tidak bisa hidup sendirian selalu membutuhkan kerjasama dari pihak lain.

B.     Faktor Lingkungan

Faktor lingkungan berpengaruh dan ikut menentukan apakah suatu administrasi akan berhasil mencapai tujuannya atau tidak. Faktor lingkungan yang harus diperhatikan:

a.       Falsafah Negara

b.      System politik yang dianut oleh Negara yang bersangkutan

c.       Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai

d.      Tingkat Pendidikan Raakyat

e.       Bahasa

f.       Agama

g.      Letak (Geografis)

h.      Struktur Masyarakat

1.      Falsafah Negara

Merupkan tali pengikat bagi seluruh warga Negara untuk bertindak. Karenanya un dalam membina falsafah administrasi harus menyelaraskan dengan falsafah Negara. Artinya harus merupakan falsafah Negara yang diterapkan dalam bidang ekosistem.

2.      System Politik yang dianut oleh Negara yang bersangkutan

Karena administrasi merupakan proses lanjutan daripada politik, maka politik administrasi harus merupakan lanjutan politik Negara. Demikian pula kegiatan bidang keniagaan harus seirama/didasarkan kepada politik Perekonomian Negara.

3.      Tingkat pembangunan ekonomi yang telah dicapai

Tingkat taraf kehidupan rakyat akan sangan menentukan apa yang mereka dapat kerjakan, apa sifat disiplin kerja yang hendak dilaksanakan, system prioritas apa yang harus dicapai serta pengaruh penggunaan.

4.      Tingkat pendidikan rakyat

Tingkat pendidikan rakyat yang telah dicapai oleh rakyat sebagai factor ekologis berarti bahwa dalam proses komunikaasi dan administrasi dan management harus diperhatikan gaya bahasa yang dipergunakan, cara menyampaikan berita, instruksi, perintah informasi dan bimbingan. Kalau tidak besar kemungkinan tidak akan terjadi.

5.      Bahasa

Selain sebagai alat komunikasi juga sebagai tali pengikat dalam usaha membina kesatuan dan persatuan.Secara administrasi bahasa merupkan alat yang sangat penting dalam menciptakan suatu “Frame of Referance” dalam bidang administrasi.

6.      Agama

Factor yang membedakan manusia dengan mahluk lainnnya karena manusia beragama.Kemampuan beragama itulah mengakibatkan manusia mempunyai martabat yang tinggi.

7.      Letak (Geografis)

Cara menjalankan administrasi dan manaemen akan berbeda pada suatu Negara Kepulauan seperti Indonesia dibandingkan dengan Negara daratan Negara India, dua factor yang mempengaruhi yaitu komunikasi dan transportasi.

8.      Struktur Masyarakat

Proses administrasi dan management lebih mudah dijalankan dalam suatu masyarakat

homogeny dibandingkan dengan masyarakat yang heterogen. Maka struktur masyarakat sebagai faktor ekologis menentukan pula sifat dan ruang lingkup dari administrasi yang dapat dijalankan.

Sumber Buku: pengantarilmu administrasi Drs.I.Machmud,.M.Si